Práce s EET v BizBoxu

V minulých článcích jsme si představili problematiku EET a následně jsme vám poskytli návod, jak si elektronickou evidenci tržeb nastavíte v rámci svého účtu.

Nyní se detailněji podíváme na jednotlivé aplikace, ve kterých můžete s EET pracovat, a práci s nimi.

Služby elektronické evidence tržeb

Aplikaci Služby elektronické evidence tržeb (modul Administrace) již znáte z minula. Zde jste nastavili samotné propojení tak, aby se informace mohly posílat z BizBoxu do EET a naopak.

Nyní se zaměříme na tab Notifikace, kde se budou objevovat jednotlivé platby, které se mají do EET odeslat, či tam již odeslány byly.

Notifikace

Pokud ještě EET nemáte spuštěné, na tabu zatím nic neuvidíte. V budoucnu zde ale budou všechny platby, které byly (nebo mají být) do EET odeslány. Zobrazen je i počet pokusů (kolikrát BizBox notifikaci posílal, když EET neodpovídalo a platbu se tak nepodařilo zaevidovat) a její aktuální stav. Stav může nabývat těchto hodnot:

• Vytvořeno – jedná se o prvotní stav, který se okamžitě mění na stav následující.
• Připraveno k notifikaci – notifikace je připravena k odeslání. Též se jedná o stav, který v aplikaci prakticky neuvidíte, jelikož je notifikace ihned odeslána.
• Notifikováno – koncový stav (notifikace byla úspěšně odeslána do EET).
• Chyba při komunikaci – stav, který nastane, pakliže EET notifikaci nepřijme. Systém za pět minut pošle notifikaci znovu a takto bude pokračovat, dokud nebude přijata (samozřejmě toto závisí na nastavení polí Opakovat při chybě a Počet opakování).
• Chyba nastavení – notifikaci není možné poslat, jelikož máte chybné nastavení (například chybějící certifikáty, není nastavená provozovna a podobně).
• Chyba – v případě výskytu tohoto stavu nás prosím neprodleně kontaktujte.
• Zastaveno – došlo k zastavení notifikace a již se dále do EET neposílá.

Z této aplikace je také možné jednotlivé platby oznamovat ručně – klikněte na platbu, kterou chcete do EET poslat a následně na tlačítko Oznámit, které se nachází v panelu nástrojů.

Objednávky

V aplikaci Objednávky je dostupný nový sloupec a názvem EET. Zde jsou zobrazeny ikonky podle toho, v jakém stavu se nachází notifikace EET:

• Zelená fajfka – platba za objednávku byla úspěšně oznámena.
• Červené mínus – platba za objednávku nebyla notifikována kvůli chybě (chyba při komunikaci nebo chyba nastavení), dle nastavení bude docházet k opakování notifikace každých 5 minut, dokud nedojde k jejímu úspěšnému přijetí. Doporučujeme stav této notifikace zkontrolovat na tabu Notifikace v aplikaci Služby elektronické evidence tržeb v Administraci.
• Šedé přeškrtnuté kolečko – Objednávka má být/byla uhrazena metodou, které se evidence tržeb netýká a žádná notifikace tedy neproběhla/neproběhne. Jde o takovou metodu, která není vybrána v nastavení EET.

Detail objednávky

Rovněž v detailu objednávky je několik změn:

• na tabu Obecné vidíte (v sekci Informace o objednávce), zda byla platba notifikována.
• na tabu Platby přibyl nový sloupec s EET (stejně jako v aplikaci Objednávky). I zde můžete pro každou platbu, která je k objednávce přiřazena, vidět, zda byla do EET úspěšně odeslána.

Manuální oznámení platby do EET

Někdy se může stát, že potřebujete platbu oznámit do EET ručně. Toto typicky nastává v případech, kdy platbu k objednávce přidáváte ručně.

Nejčastěji se tak děje při osobním odběru, kdy vám zákazník předá peníze (případně u dobírky, kdy vám platba od dopravce nechodí na bankovní účet). V takovém případě půjdete do detailu jeho objednávky a na tabu Platby provedete následující:

1. Kliknete na tlačítko Přidat a objeví se nové okno.
2. Zde vyberete typ platby Příjem a vyplníte částku (cenu) objednávky.
3. Zvolíte odpovídající platební metodu (tedy patrně možnost Platba v hotovosti nebo Dobírka) a přidáte datum, kdy k zaplacení došlo (tedy aktuální datum a čas).
4. Platbu přidáte.
5. Označíte ji a kliknete na tlačítko Oznámit, které se nachází v panelu nástrojů.
6. Následně můžete vytvořit fakturu (na tabu Dokumenty) a tu předat zákazníkovi.

Pro ručně vytvořené objednávky a ručně přidané platby platí, že je musíte vždy do EET oznámit ručně pomocí tlačítka Oznámit.

Anulace platby z EET

Může nastat i situace, kdy potřebujete již oznámenou platbu anulovat.

1. Jděte do detailu dané objednávky a zobrazte tab Platby.
2. Označte platbu, kterou chcete anulovat.
3. Klikněte na tlačítko Anulovat v panelu nástrojů.

Anulace platby probíhá tak, že se do EET pošle inverzní hodnota platby, která byla zaslána.

Refundace objednávky

Pokud potřebujete objednávku refundovat a vystavit opravný daňový doklad, postupujete jako doposud. Jednoduše zobrazíte detail objednávky, ke které již byla vystavena faktura, a kliknete na tlačítko Refundovat. Vyplníte důvod a ostatní informace ohledně refundace.

Následně můžete na tabu Platby vidět, že do EET byla zaevidována nová platba – výdej. Platí, že se jako výdej oznámí pouze taková část ceny objednávky, která byla skutečně refundována.

Tato evidence se provede pouze v případě, že došlo k oznámení přijaté platby (příjmu) do EET.

Platby

Novinkou je aplikace Platby, která se nachází v modulu Prodej a zobrazuje všechny platby, které jsou u objednávek evidovány spolu s detailními informacemi o jednotlivých platbách.

Sloupce zobrazují číslo platby, její typ, částku, číslo objednávky, ke které platba patří, typ platební metody, datum, popis a poznámku.

Panel nástrojů vám opět umožňuje přidat novou platbu, zobrazit detail zvolené objednávky či jej upravit. Dále jsou zde tlačítka pro oznámení platby a její anulaci.

Pokud tedy ručně přidáte nějakou platbu, je nutné, abyste následně klikli na tlačítko Oznámit. Pokud chcete naopak platbu stornovat, označte platbu, která již byla úspěšně notifikována, a klikněte na tlačítko Anulace.

Vyzkoušejte si to

Přidali jsme vás do projektu EET – Příprava pro spuštění (v tomto projektu prosím nedělejte žádné úpravy vyjma nastavení EET v rámci Administrace), ve kterém jsou upravené šablony pro fakturu, opravný daňový doklad, e-mail pro zaplacenou objednávku, stránku, která se zobrazuje po úspěšném zaplacení objednávky a také detail objednávky. Nově se zde vypisují povinné informace o EET pro zákazníka.

Přepněte se prosím do tohoto projektu a následně do Vývojového módu (šipka vedle vašeho jména vlevo nahoře -> Vývojový mód (dojde k přenačtení BizBoxu)).

Je důležité, abyste již měli v pořádku své EET nastavení (aplikace Služby elektronické evidence tržeb v modulu Administrace), které bude stále v Ověřovacím módu (přepínátko na tabu Nastavení). Pamatujte, prosím, že musíte váš projekt, ve kterém jste nastavení vytvořili, schválit, jinak v tomto projektu (EET – Příprava pro spuštění) nebude dostupné. Pokud jste ještě EET nenastavovali, můžete tak učinit v rámci tohoto projektu.

Ověřovací mód slouží k otestování správného nastavení. To znamená, že odesílané záznamy nejsou považované za skutečné tržby. V Ověřovacím režimu se také nikdy nevystavuje FIK kód, takže vždy uvidíte jen PKP.

Ověřovací mód v nastavení EET je tedy nutné vypnout v okamžiku, kdy budete chtít začít doopravdy evidovat. Také je nutné schválit náš projekt EET – Příprava pro spuštění, jelikož jsou v něm změněné šablony (výpis informací o EET pro zákazníka).

Jděte do náhledu svého webu a vytvořte si objednávku, kterou například ihned zaplatíte pomocí testovací platební brány. Následně se vraťte do BizBoxu do aplikace Objednávky. Zde uvidíte vaši testovací objednávku. Na tabu Platby můžete vidět existující a evidovanou platbu (pakliže jste objednávku již zaplatili a vaše nastavení EET je v pořádku). Případně si můžete platbu přidat ručně a též si ji ručně oznámit.

Vygenerujte/přegenerujte si fakturu (v detailu objednávky na tabu Dokumenty), vyzkoušejte si refundaci (refundovat lze pouze objednávku, ke které již existuje faktura), pošlete si e-mail o zaplacení objednávky.

Pokud se vám zdá cokoliv v nepořádku, neváhejte nás ihned kontaktovat.

Následně se nezapomeňte přepnout zpět do Obchodního módu (šipka vedle vašeho jména vlevo nahoře -> Obchodní mód (dojde k přenačtení BizBoxu), jinak budete stále pracovat s testovacími daty a nikdy neuvidíte svoje ostrá obchodní data (objednávky, kontakty a podobně)!

Spuštění

Pokud vše souhlasí, vypněte prosím v projektu EET – Příprava pro spuštění Ověřovací mód a projekt schvalte. Následně již bude docházet k „ostré“ evidenci plateb.

Pamatujte, že pokud projekt schválíte a v nastavení EET ponecháte zapnutý Ověřovací mód, zákazníci uvidí na fakturách (a ostatních informacích o objednávkách) testovací data z Ověřovacího módu a k „ostré“ evidenci nebude docházet! Schvalte tedy projekt až v okamžiku, kdy chcete začít skutečně evidovat (s vypnutým Ověřovacím módem).

Obchodní podmínky

Na závěr je třeba zkontrolovat, zdali jsou v souladu obchodní podmínky s připravovaným nasazením EET. Týká se to elektronického předávání účtenky, která probíhá typicky v případě, že zákazník zaplatí kartou a údaje z EET mu jsou doručeny e-mailem, protože fakturu teprve budete zpracovávat.

O tomto jsme již informovali e-mailem, své obchodní podmínky můžete například rozšířit o sekci Elektronická evidence tržeb takto:

Elektronická evidence tržeb

1. Podle zákona o evidenci tržeb je prodávající povinen vystavit kupujícímu účtenku. Zároveň je povinen zaevidovat přijatou tržbu u správce daně online; v případě technického výpadku pak nejpozději do 48 hodin.
2. Účtenka bude zákazníkovi v případě elektronické platby předána elektronicky.

A co dál?

Nezapomeňte, že od středy se musí začít platby evidovat. Dále jsou důležité i pravidelné kontroly evidovaných plateb.

Zkontrolujte si prosím nastavení platebních metod, pro které chcete EET zapnout (nastavení v Administraci). Pokud používáte nějakou platební bránu (například ThePay nebo GoPay) a umožňujete zákazníkům použít expresní bankovní převody, je nutné tyto převody vybrat v nastavení EET samostatně (nestačí tedy vybrat pouze ThePay nebo GoPay, musíte do pravé strany vybírátka plateb vybrat i metody jako jsou například Komerční Banka - MojePlatba, Equa bank - Expresní převod a tak dále).

Také si můžete nastavit notifikační e-mail Kontrola EET. Přidejte si stejnojmennou šablonu v Editoru webu v aplikaci Šablony. Schvalte projekt a tuto šablonu následně použijte v modulu Administrace v aplikaci Oznámení, kde přidáte nové oznámení typu Kontrola EET. Tento notifikační e-mail vám dá každé ráno vědět, zda byly všechny platby úspěšně notifikovány nebo zda došlo k nějakým problémům, které musíte v systému ručně vyřešit.

Pokud budete mít jakékoliv připomínky k fungování aplikací nebo návrhy na úpravy, neváhejte a sdělte nám je. Rádi na základě praktických zkušeností rozšíříme jejich funkcionalitu.